Un sistema Customer Relationship Management es una necesidad para cualquier negocio en la actualidad. Pero, ¿Cuales son los beneficios y por qué debería invertir en un sistema CRM? Con tantos proveedores, ¿cómo elegir al CRM adecuado para tu negocio?
Llega un momento en el que la base de datos de clientes a través de cientos de hojas de cálculo, para encontrar datos de clientes potenciales o la navegación entre las oportunidades de ventas ya no es una opción.
El software CRM adecuado puede ayudarle a:
- Llevar un registro de sus interacciones con todos los clientes,
- Mantener el control de sus esfuerzos de ventas y marketing,
- Mantener relaciones sólidas con los clientes existentes,
- Vender más productos y servicios,
- Mejorar la comunicación entre los equipos de ventas y marketing,
- Encontrar y mantener nuevos clientes.
Sin embargo, elegir el CRM adecuado para su negocio no es fácil. La dificultad no radica sólo en el hecho de que hay muchas soluciones y tecnologías para elegir. Pero también debe tener en cuenta las opciones de implementación, la capacidad de personalización, el costo, la escalabilidad y el valor empresarial, antes de tomar una decisión.
Con tantas cosas que considerar y tener en cuenta a la hora de elegir un CRM para su negocio, hay otra cosa importante que debe tener en cuenta: ¡sus propias necesidades!
Cosas a tener en cuenta al elegir el sistema CRM
El mayor error que cometen las empresas que se deciden por un sistema CRM es que están ocupadas evaluando proveedores y probando diferentes funcionalidades, en lugar de concentrarse en sus propias necesidades y profesionales de negocios.
Antes de comenzar a evaluar CRM, hágase estas preguntas:
- ¿Cuáles son los procesos más ineficientes en nuestro negocio y qué queremos mejorar?
- ¿Qué procesos operativos y flujos de trabajo nos faltan y necesitamos añadir?
- ¿Quién en nuestra empresa va a utilizar? ¿Cuántos usuarios necesitamos?
- ¿Qué otro software queremos integrar?
- ¿Cuál es nuestro presupuesto?
Después de que haya hecho este cuestionario inicial. El siguiente paso es reducir lo que quiere y necesita en un CRM.
Que debe tener en cuenta al elegir un sistema CRM.
1. CRM Online a traves de Cloud vs. App & Sofware
Con una solución CRM Cloud (Software-as-a-Service/SaaaS), no necesita un servidor o experiencia técnica de su parte. Simplemente inicie sesión en el CRM online basado en la nube en su navegador de Internet y ya está listo para empezar. Toda la información se encuentra en el servidor del proveedor.
Desventajas: Sin embargo, usted debe estar en línea en todo momento. Si su conexión a Internet falla, no podrá acceder a sus datos.
Con una solución local, usted es el propietario del software y está alojado físicamente en su ubicación. De este modo, tendrá acceso directo a los servidores si desea integrarse con otras aplicaciones de clientes. Además, no tendrá que lidiar con los gastos de suscripción recurrentes.
Desventajas: Sin embargo, necesitará contar con personal de TI interno y comprar el hardware y el software necesarios, además de incurrir en mayores costos iniciales.
2. Compatibilidad con otras aplicaciones
Esta es una de las cosas más importantes a tener en cuenta a la hora de elegir un CRM para su negocio.
Es importante recordar que no está comprando un CRM como un elemento más de la colección de sistemas de trabajo diferentes. Lo está comprando para agilizar sus operaciones comerciales! Es por eso que necesita asegurarse de que el sistema pueda integrarse con otras aplicaciones que ya tiene.
Ahora, no estamos hablando sólo de integraciones con Office 365 o con G-Suite de google estas integraciones son importantes. Me refiero a otro software de contabilidad, un software de RRHH, su propio sitio web y formularios web para importar nuevos clientes potenciales.
3. Solicite una demostración y pruebe una prueba gratuita
Siempre es una buena idea probarlo antes de compralo. La mejor solución es comenzar con una demostración personalizada en vivo (o en línea) y luego pasar a una prueba gratuita.
Durante una sesión de demostración en vivo, un vendedor le guiará a través del software y le mostrará cómo utilizarlo. Luego, puede hacer preguntas específicas relacionadas con su negocio.
Después puede pasar a una versión de prueba para tener una buena idea de cómo funciona todo y ver las fortalezas y debilidades del sistema. Observe cosas como la facilidad de uso, la funcionalidad clave y la capacidad de expansión.
4. Comprobar si la personalización y la capacitación están incluidas.
Una solución CRM no es buena si no está configurada correctamente o si su personal no está capacitado para utilizar las funciones. Por lo tanto, cuando pida un precio, asegúrese de preguntar cuánto costará configurar la solución a sus necesidades y personalizar las sesiones de formación, no sólo los educación en línea .
Un CRM debe complementar su negocio y reflejar su proceso de ventas, su estrategia de marketing, sus actividades de servicio al cliente, sus rutinas de gestión de contactos. Es por eso que debe elegir un sistema que sea fácil de configurar.
En cuanto a la capacitación, es uno de los factores más importantes para la adopción de un CRM. Debe ser una experiencia práctica continua y específica para el usuario, de modo que todos sepan cómo utilizar el software para aumentar su eficiencia.
5. Seguridad y privacidad.
La última, pero no por ello menos importante, es seguridad y privacidad de sus datos y de sus clientes. Un CRM debe cumplir con la norma GDPR. Los datos de sus clientes y dónde están almacenados son más importantes que nunca.
Por ejemplo, si su cliente desea ser eliminado de su base de datos, usted debe ser capaz de cumplir eficazmente su solicitud y enviar una confirmación de eliminación. O bien, si su cliente solicita un informe electrónico de todos los datos que usted almacena en él en su CRM, tendrá que ser capaz de generar ese informe para cada cliente individualmente.
No importa el tamaño de su empresa, siempre es una buena idea determinar cuáles son sus necesidades y requerimientos junto con su presupuesto para encontrar la solución de CRM correcta.
Y aunque su negocio al principio puede no necesitar todas las características que ofrece un sistema CRM, esto no significa que su empresa no necesite funcionalidad adicional y más avanzada en el futuro.
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Lo más importante a tener en cuenta a la hora de elegir un CRM es mantenerlo simple. Empiece a pequeña escala a medida que su negocio crece.
