La importancia de la contabilidad y de una buena gestión financiera es algo fundamental para el éxito de cualquier negocio, pero es particularmente importante en las pequeñas y medianas (PyMES) donde el riesgo de insolvencia suele ser poco más que una factura no pagada.

Una preocupación clave para los propietarios o gerentes de pequeñas PyMES es la administración del flujo de efectivo, o más específicamente el ciclo de conversión de efectivo, esta es la capacidad de la PyMES para generar dinero en efectivo a partir de las facturas de sus clientes y el tiempo que toma para recoger estas cuentas por cobrar.

Muy relacionado con el ciclo de conversión de efectivo es el ciclo de capital de trabajo, que es el movimiento de efectivo y otros activos líquidos a través del negocio como un proceso de negociación regular, es decir cuán eficientemente un negocio o PyMES maneja su capital de trabajo y la velocidad de su ciclo de conversión de efectivo pues sin duda alguna tendrá un impacto en la rentabilidad general de la PyMES.

Estas cuestiones se destacaron en una revisión o investigación de los procesos reciente sobre la importancia de la contabilidad y la gestión financiera de las PyMEs que fue publicado en agosto de 2016, se revisaron un total de 18 procesos en los últimos 12 meses, extraídos de una amplia sección transversal de movimientos y gestiones de origen, que revelan un conjunto interesante de hallazgos y estos podemos abordarlos a continuación.

En primer lugar se encuentra la relación entre la gestión del capital de trabajo y la rentabilidad, en relación con el vínculo entre la gestión del capital de trabajo y la rentabilidad dentro de la PyMES, la revisión encontró varias cosas que vale la pena abordar.

La investigación muestra que existe una relación significativa entre la rentabilidad de la PyMES y su ciclo de conversión de efectivo, aunque esto depende del tamaño de la PyMES, la edad y la industria en la que opera.

La importancia de la contabilidad y de una buena gestión financiera es algo fundamental para el éxito de cualquier negocio

Los propietarios o gerentes de pequeñas PyMES pueden mejorar la rentabilidad de su PyMES a través de la mejora de la eficiencia de la contabilidad con la que manejan su capital de trabajo, ya que esto libera la cantidad de liquidez en el negocio.

Cuanto más rápido un negocio puede dar vuelta alrededor de su ciclo de la conversión del efectivo más eficiente él manejará su capital de funcionamiento, esto puede ser impulsado por una gestión más eficaz del inventario y la atención a la rotación de stock dentro de la PyMES.

Es probable que la gestión de inventarios sea más importante en períodos de recesión económica que durante los tiempos de auge, debido a las fluctuaciones que se producen en la demanda de los clientes.

Además de la gestión eficiente del inventario y del capital circulante, las PYMES también pueden aumentar su rentabilidad a través de la gestión eficaz de las cuentas por pagar y por cobrar.

Una buena gestión de las cuentas por cobrar ayuda a la PyMES a traer sus pagos de los clientes más rápido, acelerando así el ciclo de conversión de efectivo, sin embargo, el pago puntual de las cuentas por pagar también evita los costos de demora, los intereses o la pérdida de descuentos de los proveedores, de hecho, la gestión eficiente y la importancia de la contabilidad de las cuentas por pagar y por cobrar podría ser más importante que la gestión de inventarios.

Se encontró que la gestión del capital de trabajo por los propietarios-gerentes de pymes no es buena, un mensaje general de la investigación es que los propietarios o gerentes de PyMES pueden mejorar la rentabilidad de su empresa a través de una gestión más eficiente de las cuentas por cobrar y por pagar, además de la supervisión del inventario.

No obstante la revisión también encontró que muchos propietarios o gerentes son pobres en la gestión de estas cosas, este fue particularmente el caso de las PyMES de las economías en desarrollo.

Por ejemplo, en México se constató que los propietarios de pequeñas y medianas empresas dedicaban mucha atención a supervisar las cuentas por cobrar, pero eran menos eficaces para acelerar su ciclo de conversión de efectivo mediante incentivos o sanciones.

En comparación, otros propietarios o gerentes también en México fueron encontrados en solo utilizar sólo métodos informales de mantenimiento de registros financieros y se basó en gran medida en sus recuerdos en cuanto el seguimiento de las cuentas por cobrar y el inventario, también hubo poco pronóstico de flujo de efectivo formal y mala gestión de crédito.

Un patrón similar se encontró en otra región mexicana, donde la mayoría de los propietarios o gerentes encuestados no mantuvieron registros financieros formales, esto se debió en parte a que no se exigía que lo hicieran, sino también como consecuencia de que temían que hacerlo revelaría cuánto dinero estaban haciendo y el riesgo de que ello incurriera en sanciones impositivas.