La mejor política para la cobranza necesita de un tipo de sistema que sea formal y que además le garantice un pago para las cuentas vencidas. Sino prestamos la debida atención a dichos pagos que están atrasados, esto podría perjudicar nuestro flujo en caja y las probabilidades de desarrollo de la compañía. Para lograr mantener esta flexibilidad en las cuentas morosas, las compañías suelen utilizar servicios online para cobros o también, cartas o llamadas para recordarle a los clientes personalmente el pago de sus respectivas deudas.

Comunicarse directamente con los clientes moroso es una forma amistosa de decirle al cliente que page, un buen comienzo que poco a poco se debe tornar insistente, pues, no queremos que confundan la amistad y el respeto con la irresponsabilidad.

La manera en que usted cree su sistema de cobranzas es un tema personal; puede que decida hacerlo por medio de llamadas o cartas, o puede con contrate a alguien para que lo haga, lo que importa es tenerlo, no dejar que las deudas pasen y no perder el dinero que con esfuerzo usted ha ganado. Lo que se recomienda es que las primeras llamadas no busquen exigir un pago de inmediato. Es necesario que el cliente note que usted se preocupa por la atención que brinda, por ello, preguntar si está o no insatisfecho puede ser una forma de prevenir posibles morosidades, ya que, un cliente insatisfecho puede decidir no pagar.

Sistema de cobros
Sistema de cobros

Avisos amables de fecha de vencimiento

Cuando se acerque la fecha de vencimiento o, preferiblemente, ya cuando esté vencida. Es recomendado hacer un aviso para recordárselo al cliente. No podemos determinar cuál es el estilo de vida de él, quizás tenga un problema económico, quizás ha recibido un mal servicio. Este recordatorio debe ser, por ende, de forma gentil, siempre abierto a la crítica o la opinión. Se recomienda hacer un segundo aviso de recordatorio antes de proceder a las llamadas de cobro.

Cuando vienen las llamadas de cobros, es dónde usted debe abrirse a las inquietudes u opiniones críticas de los clientes pues, es muy posible que reporten alguna insatisfacción o expliquen el porqué de su morosidad. Si usted considera que el cliente tiene un buen motivo de retraso de pago, usted deberá considerar la extensión del servicio, eso depende solo de usted.

Comience a tomar medidas serias con sus cobros

Los gestores de cobranza podrán enviar cartas de cobro en caso de no haber resultado la llamada, manteniendo la franqueza y amabilidad, y poniendo por escrito los términos de pago hablados por teléfono y puestos en el contrato. Haga al menos 3 cartas y envíelas con el tiempo que considere entre sí. Para la última carta de cobro, puede usar un tono más categórico y severo, y haciendo énfasis de que, si no se paga, el cobro se hará por medio de entidades externas.

Teniendo un retraso de al menos 90 días, podrá consultar con profesionales de cobranzas, ya sea una agencia que coloque una penalidad correspondiente al cliente. Estas agencias pueden llegar a cobrar un porcentaje no mayor al 50% de la multa.