Cómo Cuidar El Flujo De Caja En Su Negocio

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Cómo cuidar el flujo de caja en su negocio

La expansión de su negocio y un aumento en las ventas puede generar una mayor rentabilidad pero también puede llevar a un problema de liquidez cuando las ventas no se convierten en efectivo lo suficientemente rápido como para pagar las remuneraciones en los días de pago y los proveedores en las fechas en que vencen las facturas. Para expandir y aumentar las ventas, es posible que el negocio tuvo que aumentar sus compras de materiales para la producción o inventario para las ventas, e incurrir mayores gastos en mano de obra, suministros, energía y combustible, comisiones y publicidad.

Cuando llegan los días de pago de remuneraciones e impuestos, y los vencimientos de las facturas de los proveedores, antes que el negocio haya cobrado las cuentas por cobrar a los clientes, se podría producir un crisis temporal en el flujo de caja. Posiblemente se puede superar este crisis al utilizar las formas de financiamiento de que el negocio dispone, pero el financiamiento tiene su costo. En vez de endeudarse para mantener solvente el negocio, se puede planificar y agilizar el flujo de caja.

Cobranzas de Cuentas por Cobrar

Es importante enviar las facturas lo antes posible, tan pronto que se envía el producto según el pedido, o que queda realizado el servicio solicitado. El cliente no va a pagar sus facturas hasta 30, 60 o 90 días después de recibirlas, muchas veces independiente de la fecha que aparece en la factura. Así, cada día que se demora en enviar la factura es un día más que tendrá que esperar para recibir el pago.

Se debe facilitar el medio por el cual los clientes pueden pagar. Los clientes están acostumbrados a tener varias opciones de pago para los bienes y servicios que compran, que incluyen transferencias electrónicas de pagos en línea y tarjetas de crédito y débito. Cuando restringe la forma de pago al efectivo o cheques, se está perjudicando la competitividad de su negocio.

El establecimiento de cuentas de comerciante con los proveedores de tarjetas de crédito tiene un costo en cuanto a los cargos que se cobran por cada tipo de tarjeta de crédito o débito que se acepta. Pero estos cargos deben aceptarse como un costo de hacer negocios en el mercado actual. Si los clientes encuentran que no pueden usar en su negocio las tarjetas de crédito y débito que usan en otros negocios, es posible que vayan a otra parte en vez de comprar en su negocio. Establecer una cuenta de comerciante es más fácil que fue antes, ya que hay mucha competencia entre los bancos y las compañías de servicios financieros para ofrecer este servicio.

Cuando su negocio tiene un sitio web, puede considerar un servicio para recibir pagos en línea. Es relativamente sencillo establecer una cuenta y le permite a su negocio recibir pagos vía tarjetas de crédito y débito, cheques electrónicos y transferencias bancarias electrónicas.

Uno de los aspectos cruciales en las cobranzas es entender las políticas del departamento de cuentas por pagar de su cliente. Cuando entiende cómo revisan las facturas y los criterios que tienen para aprobarlas para el pago, se puede cumplir todos los requerimientos al principio y así agilizar el proceso. Por ejemplo, cuando el cliente requiere que se adjunte una copia del orden de compra a la factura, o que incluya el número de la orden de compra como referencia en la factura, al cumplir este requerimiento se puede evitar los retrasos en el pago que ocurren cuando el cliente tiene que solicitar esta información.

Tener un contacto en el departamento de cuentas por pagar en sus clientes le proporciona una vía para resolver cualquier problema más rápidamente. Muchas veces cuando una factura tiene alguna discrepancia, el cliente no tomará ninguna acción hasta que recibe una factura enmendada, una explicación de los cargos, o documentación de respaldo. La factura simplemente queda pendiente, y si usted no tiene conocimiento del problema, se atrasará el pago. Pero al tener un amigo en el departamento de cuentas por pagar, usted puede recibir aviso más oportuno del problema y puede resolverla antes que vence el plazo para el pago.

Hay que hacer seguimiento. No se debe confiar en que el cliente va a pagar la factura cuando vence. Si tiene un plazo de 30 días según las condiciones de pago, usted debe llamar al cliente el día 31 si no haya recibido el pago. Y cuando tiene un amigo en el departamento de cuentas por pagar, puede llamar antes para averiguar la fecha en que la factura está programada para el pago.

Cuando las facturas siguen pendientes 60 o 90 días pasados su fecha de vencimiento, es especialmente difícil cobrarlas. Aquí es importante mantener el diálogo y tratar de convenir un plan de pago que el cliente puede cumplir. Muchas veces es mejor aceptar un pago parcial que tener que demandar al cliente, con los correspondientes costos legales.

Pagos de Cuentas por Pagar

Se debe aprovechar el plazo que tiene para pagar las facturas de sus proveedores. Si las condiciones de pago son 30 días, se debe programar el pago para 30 días y no antes, a menos que le conviene aprovechar un descuento por pronto pago.

Cuando el cliente ofrece un descuento por pronto pago, se puede calcular el retorno que significa ese descuento al usar la siguiente formula:

Descuento x 365 / diferencia en días por pagar = retorno sobre el dinero

Por ejemplo, si las condiciones de pago normalmente son 30 días y el proveedor ofrece un descuento de 2% por pago dentro de 10 días, el retorno se calcularía como:

2% x 365 / (30 – 10) = 36,5% al año

En el caso de cuentas por pagar, es importante conocer los gerentes de crédito en sus proveedores y averiguar lo que necesitan para mantener atractivas sus condiciones de pago. Aunque es conveniente aprovechar el plazo para el pago al máximo, usted no quiere que los pagos atrasados tengan un efecto adverso en sus condiciones de crédito. Por ejemplo, si después de repetidos pagos atrasados, el gerente de crédito aplica condiciones de pago al contado, en vez de pago a 30 días, su flujo de caja quedará severamente restringido e incluso podría afectar su capacidad de comprar de ese proveedor, lo cual podría impedir su operación cuando los productos que compra del proveedor son cruciales para su negocio.

En el evento que no puede efectuar los pagos a los proveedores a tiempo, es importante comunicarse con ellos lo antes posible. Es posible que están dispuestos a aceptar una situación en que los pagos van a atrasarse unos cuantos días, siempre que lo saben en forma anticipada. En una situación más crítica, puede ser posible negociar con los proveedores, para convenir un programa de pagos que sea más realista. Al comunicarse con los proveedores y mantenerlos informados de su situación, que sea positiva o negativa, se mantienen las buenas relaciones comerciales y se protege su crédito con ellos.

Remuneraciones

Para muchas pequeñas empresas, las remuneraciones representan uno de los mayores gastos que tienen que pagar cada período. Una manera de nivelar el flujo de caja consiste en pagar el día 15 y el último día de cada mes, en vez de pagar cada dos semanas. Cuando paga cada dos semanas, hay dos meses cada año en que va a tener tres fechas de pago. Cuando los pagos que recibe están programados por mes, tener tres fechas de pago de remuneraciones en un mes puede significar una carga para el flujo de caja.

Cuando se paga comisiones al personal de ventas, podría condicionar los pagos en las cobranzas de los clientes, para relacionar los ingresos con los egresos. En este caso, tendría que dejar claras estas condiciones con el personal y aplicar la política uniformemente.

Hay que planificar el flujo de caja para poder pagar los impuestos sobre las remuneraciones dentro del plazo establecido, para evitar las multas e intereses que se aplican sobre los pagos atrasados.

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