Al principio quizás basta una buena idea para que le vaya bien a una pequeña empresa Pero el éxito la hacer crecer y para que la empresa se desarrolle adecuadamente, es necesario saber qué está pasando en la empresa y tener una expectativa clara con respecto a lo que va a ocurrir a futuro.
El Presupuesto constituye la meta traducida a cifras; es un plan concreto para lograr la meta. El presupuesto cuantifica, en términos financieros, los distintos componentes que influyen en los objetivos planteados por los dueños y sus planes de acción.
Reuniendo Conocimientos
La forma de construir el presupuesto puede ser tan importante como las cifras que contiene. El proceso para armar el presupuesto debe recoger toda la información disponible sobre el negocio.
Esto significa que todos que tienen un papel en el manejo del negocio deben participar en la confección del presupuesto, cada uno aportando sus conocimientos del área de su especialidad y experiencia.
En el proceso, los participantes aprenden de los otros y pueden ver la relación entre sus áreas de gestión y cómo influyen en los resultados netos de la empresa. Por ejemplo:
- Las personas encargadas de las ventas tienen la oportunidad de plantear sus expectativas.
- La gente de producción puede ayudar en determinar metas factibles de cumplir.
- Las personas encargadas de compras pueden aportar su conocimiento de precios y sus expectativas respecto a tendencias a futuro.
En la confección del presupuesto, se reúnen los conocimientos de:
- el mercado,
- los clientes,
- los competidores,
- las alternativas de compra de materias primas e insumos,
- las tecnologías de producción,
- las estrategias de marketing,
- las políticas de inventarios,
- las relaciones con los trabajadores y
- los compromisos financieros.
Composición del Presupuesto
En realidad, el presupuesto está compuesto por distintas partes que pueden ser confeccionadas en base de los conocimientos y la experiencia de las distintas personas que participan en el proceso:
- Presupuesto de ventas,
- Programa de producción,
- Presupuesto de materias primas,
- Presupuesto de mano de obra,
- Presupuesto de costos indirectos y
- Presupuesto de gastos de ventas y administrativos.
Se puede comenzar el proceso para la confección del presupuesto en base de la expectativa que se tiene respecto a la marcha de la empresa, planeando integralmente todas las actividades que la empresa debe desarrollar para cumplir esta expectativa.
Se comienza con una proyección de ventas y luego se calcula el costo de estas ventas, tomando en cuenta las materias primas, la mano de obra y los otros costos directos para fabricar la cantidad de productos presupuestados.
Luego, se hace una proyección de los gastos de ventas y administrativos para determinar el resultado operacional presupuestado:
- Ventas
- Menos costo de ventas
- Menos gastos de ventas y administrativos
- Es igual al resultado operacional.
El resultado operacional menos los gastos financieros, más otros ingresos o menos otros gastos no operacionales y menos el efecto del impuesto a la renta le da el resultado neto presupuestado para el ejercicio.
Los pasos anteriores sirven para generar el presupuesto en la forma de un estado de resultados proyectados. En adición a esto, otras proyecciones que generalmente se hacen incluyen:
- Balance general pro forma,
- Proyección de flujo de caja y
- Presupuesto de inversión.
Al construir el presupuesto, partiendo de las distintas secciones que componen el presupuesto de los resultados, se puede visualizar las inversiones que se necesita hacer para lograr las expectativas, el financiamiento que se requiere y por lo tanto los gastos financieros y con esto puede desarrollar un flujo de caja proyectado.
Al incorporar todos los conocimientos que se tiene sobre la operación y la marcha de la empresa y los planes a futuro, se puede construir presupuestos que sean más realistas y más útiles como una herramienta de control de gestión.
El Presupuesto como un Compromiso
La confección del presupuesto se hace incorporando todos los conocimientos que se tiene sobre la empresa y al mirar integralmente todas las actividades de la empresa, obliga a todos coordinar las diferentes áreas de la empresa. Eso a su vez produce los compromisos que debe asumir cada persona para cumplir las metas y expectativas que significa el presupuesto.
Las personas en ventas serán evaluadas en función del cumplimiento de sus metas, igual que aquellas que trabajan en producción, compras, bodega y finanzas. Según las políticas de remuneraciones de la empresa, se puede vincular el pago de bonos, aumentos de sueldos u otros incentivos al cumplimiento de las metas establecidas.
Cuando todas las personas han participado en el proceso de confección del presupuesto, verán más claramente cómo las expectativas individuales se alinean con los objetivos de la empresa y cómo contribuyen al éxito. Las metas serán suyas y su cumplimiento se transformará en algo personal e interno en vez de algo externo que se impone.
El Presupuesto como Herramienta de Gestión
Se aprende mucho sobre la empresa y cómo se coordinan las diferentes áreas cuando se construye el presupuesto. Y puede seguir aprendiendo cuando se comparan los resultados realmente logrados con lo anticipado en el presupuesto. El análisis de las desviaciones presupuestarias permite conocer más a fondo el negocio.
Este análisis sirve como mecanismo para revisar las políticas y estrategias de la empresa y permite determinar lo que verdaderamente es importante para fijar prioridades.
Desviaciones No Controlables
Puede haber desviaciones que se deben a variables que están totalmente fuera del control de la empresa. Éstas puede incluir la tasa de interés, los precios de suministros e insumos u otros factores en la economía en general o en su industria en particular.
Hay que reconocer el impacto de estas desviaciones y prepararse para los escenarios en que pueden afectar a su empresa en forma significativa a futuro. Por ejemplo, una alza en las tasas de interés puede afectar sus decisiones con respecto a financiamiento.
O una alza en los precios de algo insumo puede significar la necesidad de buscar alternativas de compra o de producción.
Desviaciones Controlables
Donde hay que prestar la mayor atención es en las desviaciones que son el producto de las decisiones que se toman acerca de factores que se pueden controlar. Puede tratarse de los esfuerzos en marketing o ventas, la productividad en el uso de materiales, tiempo y energía, los niveles de gastos generales, y muchos otros.
Las desviaciones favorables significan que se ha aprendido a hacer algo aún mejor de lo esperado según presupuestado. Se puede buscar la manera en que estas desviaciones favorables puedan ser sustentables e incluso cómo se pueda extenderlas a otras áreas o funciones de la empresa.
Las desviaciones desfavorables significan que el presupuesto fue demasiado optimista, en cuyo caso se puede tomar este conocimiento en cuenta para la confección de nuevos prepuestos a futuro. O pueden reflejar un desconocimiento del negocio según fue presupuestado o una falta de control adecuado en la práctica.
También se puede aprender de estas desviaciones para asumir la responsabilidad de corregir ciertas acciones o prácticas.
Obstáculos para Superar en el Proceso Presupuestario
Para que el proceso presupuestario sirva como medio de comunicación, reuniendo conocimientos y aprendizaje y generando el compromiso de lograr las metas de la empresa, hay que superar algunos obstáculos:
- El negocio no se entiende bien o falta una visión integral. Las variables que afectan al negocio no están alineadas y no se puede dimensionar la contribución de cada área al logro de las metas globales.
- El presupuesto no recoge los aspectos que contribuyen a una ventaja competitiva, como inversiones en capacitación o innovación.
- Las prioridades no están claras.
- Existe resistencia al presupuesto como una herramienta de control externa y no propia.
- Falta de participación en el proceso presupuestario y por lo tanto una falta de compromiso.
- Falta de una contabilidad confiable para medir los resultados reales y las desviaciones del presupuesto.
- Falta de las herramientas analíticas que permiten generar proyecciones adecuadas.
La participación en el proceso presupuestario y la comunicación son fundamentales en superar estos obstáculos. Hay que definir claramente la responsabilidad de cada área para que cada persona comprenda su papel en el logro de las metas.
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Es preciso no estudiar solamente las cifras sino tener en cuenta las causas que están detrás de los resultados financieros. Las cifras en el presupuesto deben ser el producto de este tipo de análisis, de cómo las actividades de cada área de la empresa están reflejadas en los resultados y en la buena marcha de la empresa hacia el logro de las metas. Y esto se logra a través de la participación, el aprendizaje y la comunicación.
