¿Has conseguido que ese cliente con el que llevabas tiempo en contacto acepte tu presupuesto para hacer su página web? ¡Enhorabuena! Es momento de comenzar a trabajar.
Hacerlo conlleva una buena planificación y gestión de recursos. La clave está en cómo optimizar estos, para que cada nuevo proyecto no suponga una carga de trabajo difícil de asumir. Si quieres saber cómo ¡sigue leyendo!
Imprescindibles a tener en cuenta
Mantener el equilibrio entre los nuevos proyectos que entran y en los que ya se está trabajando, es uno de los principales retos de cualquier agencia que se dedique al sector del marketing digital.
- No se puede hacer nada sin una buena planificación. Todo gestor o director de proyectos conoce esta realidad. Sin embargo, cada web es diferente y cada cliente es único, por lo que muchas veces resulta difícil asignar tiempo a ciertas tareas, especialmente las relacionadas con el “trabajo creativo”, como el diseño de un logotipo o la generación de una plantilla web comenzando desde cero.
- Hay que tener visión de conjunto. ¿A qué proyectos asignar prioridad? ¿Cuáles están a punto de cerrarse? ¿Cuáles se han enquistado y están en una especie de punto muerto? A menudo las agencias tienen que hacer malabarismos entre todos los clientes con los que tratan, para evitar que la satisfacción de unos se convierta en la frustración de otros.
- ¿Qué recursos hay disponibles? Lo más frecuente es que el personal de la agencia trabaje en varios proyectos de manera simultánea, por lo que hay que asignar tiempos de manera precisa y asegurar que el fotógrafo, el diseñador o el copy dispondrán del tiempo necesario para trabajar en el proyecto.
La gestión de tareas y personas, especialmente en el caso de agencias, donde la colaboración es multidisciplinar y multiproyecto, se vuelve más sencilla si se opta por un software de comunicación y gestión de tareas eficaz y fácil de usar.
Hay múltiples ejemplos en el mercado como Functionpoint, con herramientas para distintos departamentos, como las áreas de nuevos negocios, administración, servicios de clientes, tráfico y material creativo.
Otra opción es Basecamp, que además de permitir asignar tareas a una o más personas, e incluir paneles y chats para debatir sobre proyectos e ideas, también dispone de “pantallas separadas” para para gestionar proyectos con un cliente.
Comunicación con el cliente: ¡la tecnología al rescate!
La comunicación con el cliente es otro de los aspectos centrales para el éxito de los proyectos web.
Afortunadamente, existen herramientas tecnológicas que facilitan a las agencias trabajar simultáneamente en varios proyectos simplificando las interacciones con los clientes. Esto les permite asumir una mayor carga de trabajo con mejores resultados.
Un buen ejemplo es la plataforma de diseño web para agencias Duda. No solo dispone de herramientas que facilitan la gestión de múltiples proyectos, sino que además permite hacerlo personalizando el entorno.
Gracias a su editor de “etiqueta blanca”, la agencia puede personalizar el editor con sus colores y logotipo, de modo que cuando se esté trabajando en proyectos colaborativos, el cliente accederá al sistema de edición de su web sin saber que, en realidad, está utilizando Duda.
Además, el panel de acceso para clientes es realmente completo y permite a estos múltiples opciones, ya que además de editar sus sitios web, pueden, por ejemplo, consultar por sí mismos las estadísticas de las páginas.
Y todo ello con la máxima seguridad, ya que los certificados de seguridad SSL se generan automáticamente para cada panel de etiquetas blancas, editor y anticipo de dominio, a fin de evitar riesgos en la confidencialidad de los proyectos web.
Otra ventaja de esta herramienta para las agencias es que agiliza y facilita los procesos de comunicación con el cliente. Sin lugar a dudas, uno de los aspectos más delicados en cualquier proyecto es la solicitud de contenido, ya sea textual o imágenes.
Duda ayuda a solventar esta barrera con un formulario de recolección de contenidos, en el que la agencia puede enviar instrucciones precisas detallando qué información exactamente se necesita para la generación del sitio web. También permite importar contenido desde otra URL, lo que simplifica en muchos casos el trabajo de todas las partes implicadas en los proyectos.
Además, para que la comunicación con el cliente sea lo más fluida posible, permite generar correos electrónicos de manera automática para brindar análisis, estadísticas e instrucciones.
Emplear bien los recursos de la agencia, así como mantener una comunicación fluida con el cliente son dos aspectos clave para garantizar el éxito de los proyectos.
- Cada web es diferente y cada cliente es único, por lo que muchas veces resulta difícil asignar tiempo a ciertas tareas, como por ejemplo el diseño de logotipos.
- Las agencias deben apostar por plataformas que les permitan trabajar simultáneamente en varios proyectos a la vez y, al mismo tiempo, que faciliten las interacciones con los clientes.
¿Qué otras herramientas utiliza tu agencia en la gestión de proyectos web? ¡Compártelo en la sección de comentarios!
