El orden de la oficina donde trabajamos es un factor importante para que realicemos nuestras labores de manera fluida. Además, la organización del espacio nos permitirá evitar ciertos errores, como la pérdida de información.
Por estas razones, conviene adecuar nuestros espacios de trabajo para aumentar nuestra productividad, en vez de perjudicarla. Asimismo, si debemos reunirnos con algún cliente, no se llevará una buena impresión de nosotros si ve que el espacio en el cual nos desenvolvemos está desordenado.
La sensación de tener bajo control también ayuda a las personas a liberarse del estrés, a sentirse mejor consigo mismas y el entorno. De esta manera, optimizaremos el bienestar laboral. Debemos tener en claro que no existen espacios pequeños, solo mal diseñados. Con el uso de las herramientas adecuadas podemos brindar funcionalidad a cualquier perímetro, por mínimo que creamos que sea.
Eso sí, en caso no contemos con la ayuda y supervisión de un profesional y prefiramos realizar la reforma nosotros mismos, es imprescindible trabajar con herramientas de calidad. Por lo general, las herramientas sumamente económicas suelen averiarse fácilmente, lo cual pone en peligro nuestra seguridad y salud.
Una herramienta mala e inadecuada no solo corre el riesgo de estropearse sino que puede dañarte a ti o a la gente que te rodea.
A continuación te dejaremos algunos tips para que ordenes tu oficina y para que tengas siempre seguro dónde está cada objeto.
- Ordena la mesa. No hay nada peor que un despacho con papeles por todos lados. No es la mejor presentación, ni para clientes, ni para los compañeros de trabajo. No es una labor que nos tomará mucho tiempo, y colocar los papeles en los cajones y fólderes correctos nos ayudará a encontrarlos en cuestión de segundos.
- Adiós a los cajones. Hay personas que guardan absolutamente todo en un mismo lugar. Puede que piensen que ahorran espacio. Pero a la larga solo estás trasladando a todo el problema a un mismo espacio. Debemos organizar el espacio de manera que no todos los documentos están apilados uno encima del otro.
- Todo en la red. La tecnología nos brinda, entre muchas facilidades, la capacidad de almacenar una ilimitada cantidad de información en la nube. Además, reemplazar una laptop o tablet por una PC grande evitará que tropecemos con un enredo de cables. Olvídate de los archivadores y grandes armarios con libros. Todo envíalo a la nube y ordénalo en carpetas para que lo encuentres en un santiamén.
- Libretas y no adhesivos. Debemos tener siempre a la mano un cuaderno, libreta o agenda en la cual registremos nuestras tareas de la forma más ordenada posible. Así mantendremos un control sobre los pendientes que tenemos. Las notas adhesivas pegadas en el escritorio o en una PC solo contribuirán al desorden.
- Acondiciona el espacio. Decora la oficina con mensajes de aliento, cortinas, frases o cualquier otro recurso con el que te sientas cómodo. Muchas personas colocan fotografías o retratos de sus familias para no sentirse solos. Dale al ambiente tu toque y sello personal.
- Coloca un basurero. Es importante tener un basurero cerca para colocar todo lo que no necesitemos de manera inmediata. Así evitaremos la acumulación de desperdicios, y a la vez una contaminación visual. Procuremos tener el mayor espacio disponible y libre de desechos.
- Organiza tus dispositivos. Es conveniente tener limpio el escritorio de la PC. Tenemos que crear carpetas y guardar cada documento que usemos bajo un nombre sencillo. Caso contrario, corremos el riesgo de que perdamos tiempo buscándolos o peor aún, se pierdan. Basta que un virus infecte nuestro dispositivo para que arrase u oculte información valiosa.
Como hemos visto, son bastantes sencillos y útiles los pasos para tener un ambiente de trabajo adecuado. No obstante, nosotros mismos podemos crear nuevas formas de adaptar nuestra oficina de la mejor manera.
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Recordemos que la primera impresión en el ámbito laboral es muy importante. Por ende, debemos trabajar en el orden y limpieza de manera continua, tanto dentro de la oficina, como fuera de ella.
