Para mantener la vitalidad competitiva de su pequeña empresa, es fundamental conocer los costos, controlarlos y saber cómo se comparan con los de otros competidores que producen el mismo producto o entregan el mismo servicio.

Determinando los costos en su empresa

Los costos son una medición de los recursos, o insumos, que se necesitan para producir un bien o servicio y hacerlo llegar a los clientes. Es importante considerar todos los costos, desde el desarrollo de un nuevo producto o servicio hasta el servicio post venta. Al saber todos los costos, se puede determinar el precio que se debe cobrar por el producto o servicio, para cubrir todos los costos y dejar una margen o utilidad razonable para su empresa.

En términos globales, el resultado operacional se determina de la siguiente manera:

• Ingresos por ventas
• Menos costo de las ventas
• Es igual al margen bruto
• Menos gastos de ventas y administración
• Es igual al margen neto o resultado operacional.

Del margen neto, o resultado operacional, se restan los otros gastos administrativos y generales, que bien si no pueden asignarse directamente a las ventas, no dejan de formar parte del costo de manejar su empresa. Estos gastos incluyen intereses y cargos bancarios, impuestos y pérdidas no operacionales.

Costo de Ventas

El costo de ventas consiste en todos los costos claramente asignables a los productos vendidos o servicios entregados. Algunos de estos costos son fáciles de identificar, como el costo de materiales y la mano de obra que se emplea para fabricar un producto. Otros costos puedan ser algo más difíciles de relacionar directamente a un producto o servicio. Pero es importante identificar todos los costos con la mayor precisión posible.

Costos Directos y Costos Indirectos

Los costos directos son los que se pueden relacionar directamente con el servicio o bien:

• En una empresa comercial que compra artículos para su reventa, los costos directos incluyen el valor que se cancela para los artículos, el flete o costos de traslado y los costos de almacenamiento o bodegaje. Cuando compra y vende más de un tipo de producto, es importante determinar el costo directo de cada producto. Esto puede significar una asignación de los costos que corresponden a más que un tipo de productos, como los costos de flete y almacenamiento, por ejemplo.
• En las empresas manufactureras, los costos directos incluyen la materia prima, los suministros y la mano de obra. Lo importante es poder medir el costo y asignarlo a algún producto específico. En este tipo de empresas, la contabilidad de costos toma mayor importancia, para calcular un costo unitario que le permite establecer el precio de venta adecuado y determinar el margen que se gana en cada producto.
• En una empresa de servicios, los costos directos son las horas que cada persona invierte en el trabajo, multiplicada por la remuneración que percibe cada persona. Es importante considerar todos los costos, incluidos los sueldos, bonos y premios, cuando determina el costo por hora. Puedan haber materiales que ocupan en el trabajo que también forman parte del costo directo. Y cuando se ocupan los servicios de contratistas u otras partes terceras, el valor que se paga por sus servicios también se incorpora al costo directo.

Los costos indirectos de una empresa son aquellos que no se pueden asignar claramente a algún producto o servicio específico pero que de todas maneras forman parte del costo de la operación. Estos costos puedan incluir los servicios públicos como el agua, gas y electricidad. Los seguros puedan ser otro costo indirecto. También están incluidas las reparaciones y mantenciones a los equipos, la depreciación y la amortización.

En el caso de los costos indirectos, se puede determinar una forma de imputarlos a los productos o servicios. Una manera sería en forma prorrateada:

• En una empresa manufacturera, se podría asignar los costos indirectos que se miden en base del tiempo, como los arriendos, seguros, electricidad, agua, gas y depreciación, en base de los productos fabricados durante el período correspondiente, como un mes. Estos costos entonces formarían parte del costo del producto, que se contabilizaría como costo de ventas, para los productos vendidos durante el mes, y parte del valor del inventario, en el caso de los productos en proceso o terminados, pero no vendidos.
• Cuando se compran artículos para su reventa, se podría dividir estos mismos costos por el número de artículos que se compra durante el mes. Después, parte de estos costos indirectos se asigna a los artículos vendidos durante el mes, como costo de ventas, y otra parte queda como parte del costo del inventario de los artículos comprados pero no vendidos en el mes.
• En una empresa de servicios, los costos indirectos que forman parte del costo de ventas serían los costos prorrateados e imputados en base de la proporción de las horas trabajadas durante el mes que se pueden cobrar a los clientes. Los costos indirectos asociados a las horas que no se pueden cobrar constituirían un gasto administrativo o general.

Hay maneras más precisas para asignar los costos indirectos. Por ejemplo, en una empresa manufacturera, en que se ocupa maquinaria para fabricar el producto, si se puede determinar cuanto tiempo de máquina se requiere para fabricar una unidad o una cierta cantidad de productos, y puede determinar todos los costos que significa operar la maquinaria (electricidad, combustible, lubricantes, agua, reparaciones, mantenciones y depreciación, se podría calcular un costo indirecto por unidad. Esto significa un esfuerzo mayor en contabilizar los costos, pero cuando estos costos son grandes, podría ser conveniente e incluso necesario.

Depreciación

La depreciación es el método que se ocupa para costear la inversión que se tiene en edificios, instalaciones, maquinaria y equipos sobre su vida útil. Hay normas que rigen sobre la depreciación que se puede tomar como gasto del negocio, y por lo tanto deducción, para efectos tributarios. Para efectos financieros, podría ser que el mismo régimen tributario le sirva para calcular el costo de la depreciación en su empresa. Pero si quiere una determinación más precisa del costo que significan los “activos fijos” de su empresa, es decir los bienes capitales, tendrá que hacer la mejor estimación posible de su vida útil.

La vida útil dependerá de distintos factores:
• Que el bien se compró nuevo o usado,
• Las indicaciones del fabricante,
• El uso que se hace del bien,
• El conocimiento de los operadores,
• El porcentaje de su capacidad a que se opera el equipo o máquina,
• El mantenimiento programado,
• La exposición del bien a factores de desgaste, como los efectos climáticos y

Para calcular la depreciación, se toma:
• La inversión, es decir, el costo inicial de adquisición
• Menos el valor de rescate, que es el valor que se puede recuperar del bien cuando deja de usarlo
• Es igual al monto sujeto a depreciación
• Dividido por los períodos durante los cuales va a ocupar el bien
• Es igual al cargo periódico por depreciación.

Costos Fijos y Costos Variables

Además de ser directos o indirectos, los costos pueden ser fijos o variables. Los costos variables fluctúan según la cantidad producida mientras que los costos fijos se mantienen iguales, independiente del nivel de actividad. Los arriendos y los seguros son costos fijos; son iguales cada mes. Las materias primas y los suministros generalmente se consideran costos variables.

Las remuneraciones puedan ser costos fijos y también costos variables. Los sueldos “a trato” que se pagan en base del trabajo efectuado normalmente se considerarían costos variables. Los sueldos del personal administrativo generalmente son costos fijos. En una empresa manufacturera, el número de trabajadores puede ajustarse a los requerimientos de producción y en este caso las remuneraciones podría ser costo fijo en el corto plazo pero variable en el largo plazo.

La depreciación de los equipos, la maquinaria y otras instalaciones que se ocupan en la fabricación pueda ser un costo variable si la depreciación se calcula en base de horas máquina, por ejemplo. La depreciación de otros bienes, que se calcula por períodos iguales pueda ser un costo fijo.

Costo Total y Costo Unitario

Es importante considerar los costos tanto en base de su total como en base del costo unitario. Un costo total puede parecer razonable y deja una ganancia en un mes, cuando se produce una cierta cantidad de productos. Pero el mismo costo total en un mes en que se producen menos unidades podría ser excesivo.

Por ejemplo, ingresos por $50.000 en un mes, con un costo total de fabricación de $40.000 deja una ganancia de $10.000. En ese mes se fabrican y se venden 100 unidades a un precio de $500 por unidad, con un costo unitario de $400. El próximo mes el costo de fabricación se mantiene igual en $40.000. Pero en vez de fabricar 100 unidades, solamente se fabrican 50. Ahora el costo unitario es $800 ($40.000 / 50). Si se venden las 50 unidades al mismo precio de venta ($500), el total de los ingresos de las ventas serían $25.000 (50 unidades x $500) y con el costo total de $40.000 tendría una pérdida de $15.000.

ABC – Sistema de Costos Basado en las Actividades

Este sistema está orientado a las actividades que se realizan en la empresa, con el fin de determinar el valor que agrega cada actividad en cada proceso. Las actividades son todo el conjunto de las labores y tareas elementales cuya realización determina los productos finales. La idea fundamental detrás de este método es que son las actividades y no los productos lo que generan los costos y son los productos los que consumen las actividades. Y en este modelo, los gastos indirectos, de las actividades de apoyo, toman mayor importancia.

Según este método:
1. Se identifican y se analizan las distintas actividades de apoyo (gastos indirectos) por separado.
2. Se asignan a cada actividad los costos correspondientes, creando agrupaciones de costos.
3. Se encuentran las “medidas de actividad” que sirven como la conexión entre las actividades y los costos indirectos respectivos, que se pueden relacionar al producto terminado. Estas medidas de actividad tienen que definirse en unidades de actividad que se pueden identificar claramente.

Las medidas de actividad (“cost drivers” en inglés) puedan incluir el número de órdenes de producción hechas y el número de entregas efectuadas, por ejemplo. Se asigna un costo mayor a aquellos productos que hayan demandado más unidades de actividad y por lo tanto más de los recursos de la empresa.

El método de costeo basado en actividades es especialmente relevante para una operación en que los gastos indirectos constituyen una parte importante del costo de fabricar un producto. En una operación en que las materias primas, los suministros y la mano de obra son los principales costos y los gastos indirectos constituyen un componente menos importante, el método tradicional de costeo pueda entregar una determinación de los costos que sea lo suficientemente precisa.

Pero cabe notar que el sistema de costos basado en actividades pretende establecer el conjunto de actividades que tienen el objeto de crear valor empresarial. Es un sistema que genera el costo de los productos, pero también se usa para analizar la cadena de valor en una empresa. Los conjuntos de actividades forman el total de los procesos productivos, ordenados en forma secuencial y simultánea, para determinar los estados de costo que se van acumulando en la cadena y el valor que agregan a cada proceso.

Qué Hacer con los Costos

Lo primero es identificar todos los costos. Con esta información se puede planificar, presupuestar, y proyectar. Se puede ocupar la información sobre los costos para determinar los precios que va a cobrar por los productos y servicios que ofrece su empresa. En el caso de una empresa que trabaja en obras o proyectos, esta información le permite cotizar un precio que cubre todos sus costos y le deja un margen adecuado de ganancia.

Luego, hay que tener sistemas para registrar los costos efectivos. Con estos registros se puede comparar los costos estimados y presupuestados a los costos reales y realizar un análisis de las variaciones. En base de eso, se puede tomar las medidas necesarias en la gestión de su operación de la pequeña empresa.